Dotacje na cyfryzację i robotyzację. Siedem błędów i mitów w pozyskaniu środków

W ostatnim czasie sporo się mówi o cyfryzacji i robotyzacji także w kontekście nowych dotacji unijnych. Poniżej krótki przegląd typowych błędów związanych z tym zagadnieniem, które utrudniają pozyskanie środków lub rozliczenie już udzielonej dotacji.




Cyfryzacja to zakup nowego programu do księgowości czy działu obsługi klientów
Często pojawiają się pomysły, że w ramach programów na cyfryzację firma dokona zakupu nowego oprogramowania księgowego czy biurowego, wymieni kilka komputerów. Takie pojedyncze zakupy nie wygenerują procesu transformacji cyfrowej, która jest warunkiem w programach dotacyjnych. Pojedyncze zakupy to nie transformacja cyfrowa.

Według definicji – cyfryzacja to szereg zintegrowanych działań na wielu płaszczyznach. Cyfryzacja umożliwia przeniesienie tradycyjnych procesów, procedur czy papierowych dokumentów – na nowoczesne platformy elektroniczne, a to pozwala na automatyzację działań, a tym samym poprawę szybkości pracy. To proces wprowadzania technologii cyfrowych do działań biznesowych. Przykładem cyfryzacji są np. bezobsługowe biletomaty, inteligentne kioski samoobsługowe. Cyfryzacja umożliwia przechowywanie, przetwarzanie i udostępnianie zasobów za pomocą wszelakich dostępnych urządzeń elektronicznych. Czasami zamiennie używa się pojęcia digitalizacja i cyfryzacja, jednak digitalizacja to pojęcie węższe, bo dotyczy przenoszenia z postaci papierowej na cyfrową, czyli np. skanowanie.

Zakup jednego robota to nie zawsze „robotyzacja”
Innym częstym błędem jest uznawanie, że zakup robota czy manipulatora jest zawsze „robotyzacją”. Tutaj sytuacja jest podobna jak w przypadku opisywanej powyżej cyfryzacji. Ważne jest miejsce ulokowania danego robota, wykorzystanie, jak i znaczenie dla danej firmy. Gdy w firmie jest 15 stanowisk produkcyjnych, a pomysł dotyczy zakupu jednego robota trudno oceniać, że faktycznie inwestycja związana jest z robotyzacją i zasadniczą zmianą prowadzenia procesu produkcji. Robotyzacja powinna być oceniana w kontekście danego biznesu, danej firmy.

Nie dostaniesz 85% dotacji na budowę nowego inteligentnego zakładu (Przemysł 4.0)
Rozsyłane materiały promocyjne związane z dotacjami kuszą wysokim procentem dotacji – sugerując dotowanie do 85% a nawet 100% poniesionych nakładów, co jest zazwyczaj tylko zwykłym chwytem marketingowym.

Generalna zasada jest taka, że firma nie otrzyma 100% dotacji na działalność komercyjną, musi wykazać wkład własny. Poziom 85% pojawia się czasami dla mniejszych inwestycji, gdzie sumaryczna wartość udzielonej dotacji w okresie do 3 lat wynosi 200 000 euro lub 300 000 euro. To pomoc de minimis. W większości przypadków typowe dotacje inwestycyjne związane z cyfryzacją i robotyzacją to tzw. pomoc regionalna, czyli poziom dotacji oscyluje około 50% (do 70% na wschodzie kraju, a na zachodzie mniej). Szczegółowa mapa pomocy regionalnej dostępna jest np. na stronie https://www.parp.gov.pl/mapa-pomocy-regionalnej-dla-polski. Poziom dotacji jest związany podstawą prawną według której udzielona jest pomoc.

Dotacja to nie zapomoga
Przede wszystkim należy zdać sobie sprawę z faktu, że dotacja unijna to nie jest rodzaj „zapomogi”, ale nagroda dla dobrych i rokujących projektów. Jeśli firma nie ma dostępnych środków na inwestycje, to raczej dotacja nie pomoże, bo nie zostanie udzielona.
Zazwyczaj we wniosku o dotację firma musi wskazać, skąd będą pochodzić środki do czasu wypłaty dotacji, np. środki własne, pożyczka, kredyt inwestycyjny. Dotacja jest wypłacana – co do zasady – po zakończeniu zakupu, etapu inwestycji, więc dotacja nie eliminuje problemu braku środków na inwestycję.

Zakończenie zakupów to nie zakończenie projektu
W projektach dotyczących cyfryzacji czy robotyzacji – zakup i zainstalowanie oprogramowania sprzętu nie oznacza zakończenia inwestycji. Aby mówić o zakończonym projekcie należy mieć świadomość, że to musi być wdrożone i firma musi zacząć działać w wykorzystaniem tych nowych zakupów. A to oznacza czasami kolejne tygodnie na wdrożenie nowych rozwiązań. Co więcej – w tym przypadku – pochopne deklarowanie zakończenia projektu jest bardzo proste do sprawdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia i zdecydowanie odradzam takie praktyki. Planując projekt należy uwzględnić czas na wdrożenie, programowanie i dopiero wtedy można uznać projekt zakończony.

Usługi programistyczne nie za „miliony monet”
Pomimo że cyfryzacja i robotyzacja kojarzy się usługami firm informatycznych, to należy mieć na względzie, że to programy inwestycyjne, więc na zakup maszyn czy programów, które już są dostępne na rynku, a nie będą dopiero powstawać za środki unijne. Wszelkie zakupy, w tym usług programistycznych i doradczych, jeśli są dopuszczalne w danym programie unijnym – nie mogą być sztucznie windowane w zakresie ceny, bo ich nabycie musi odbywać się w ramach narzuconej zazwyczaj procedury wyboru, np. poprzez publikację ogłoszenia o poszukiwaniu dostawcy / wykonawcy w powszechnie dostępnej bazie konkurencyjności. To eliminuje problem zawyżania cen usług, bo pojawia się konkurencja.

Błędy w procedurach wyboru
Główną przyczyną zwrotów (zazwyczaj częściowych) lub wypłacenia niższej dotacji niż była przyznana są błędy w procedurach wyboru dostawców. Nie jest dopuszczalne używanie nazw własnych czy innych zawężających określeń, które eliminują dostęp do zamówienia szerszemu gronu potencjalnych dostawców. Jeśli używa się nazwy marki czy nazwy własnej w ogłoszeniu, to tylko po to, aby ułatwić identyfikację wymagań, ale należy zawsze wskazać, że dopuszczalne są rozwiązania równoważne, np. dostawa ze sterowaniem SIEMENS SINUMERIK 808D lub równoważnym.

Każde słowo, wymaganie czy inny zapis podany w zapytaniu ofertowym ma znaczenie. Instytucja sprawdza dokładnie czy wnioskodawca przestrzega zapisów z ogłoszenia. Błędy w procedurach wyboru skutkują wymierzeniem przez instytucję tzw. korekty, czyli obniżeniem kwoty wypłaconej dotacji.
Mając na względzie opisane błędy czy mity związane z pozyskaniem dotacji na transformację cyfrową czy firmy powinny skuteczniej pozyskiwać środki na rozwój. W kolejnych miesiącach planowane są nabory z tego obszaru, np. w marcu w województwie śląskim.



Anna Szymczak
a.szymczak@ms-consulting.pl
MS-Consulting, ul. Warszawska 149/6
61-047 Poznań